GIGO: Vier einfache Buchstaben können in einem ATS für ein gewaltiges Durcheinander sorgen.

Mathematiker kennen das Problem seit Jahrtausenden: Ein kleiner Fehler am Anfang einer Rechenaufgabe führt später immer zu größeren Fehlern. Die Informatik hat diesem Prinzip ein prägnantes Akronym verliehen: Garbage in, garbage out.

In einer digitalen Welt sind Daten die Währung und Datenqualität entscheidend für den Erfolg. Weil ein beträchtlicher Teil des Unternehmenswissens heutzutage in Nullen und Einsen vorliegt, ist eine hohe Datenqualität Priorität. Sie sorgt für reibungslose Abläufe und hilft Personaldienstleistern, Automatisierungen sinnvoll zu nutzen. Das Ziel: Teams gewinnen mehr Zeit für den Aufbau persönlicher Beziehungen. Also genau das, was wirklich zählt.

Doch warum gibt es schlechte Daten? Welche Risiken bergen sie? Und welche Vorteile hat es, Datenqualität richtig anzugehen? In diesem Beitrag findest du es heraus.

Warum Datenqualität wichtig ist

Bei deiner Datenbank gilt: Mehr ist nicht automatisch besser. Für Kunden ist es heutzutage nicht mehr nur wichtig, wie viele Kandidat:innen du in deiner Datenbank führst. Für sie zählt die Qualität und sie stellen Fragen wie: „Mit wie vielen Kandidat:innen habt ihr in den letzten 90 Tagen gesprochen?“ oder „Wie viele Kandidat:innen könntet ihr direkt für diese Stelle kontaktieren?“ Mit einer unübersichtlichen Datenbank lassen sich diese Fragen oft nicht beantworten.

„Die meisten Personaldienstleister sind nur mit etwa 10 % ihrer Kanddiat:innen in der Datenbank wirklich in Kontakt“, erklärt Robert Mann, Director of Sales & Marketing bei 3DIQ. „Und dieser Anteil sinkt meist, je größer der Kandidatenpool wird. Wenn ich Unternehmer wäre und ein Personaldienstleister zu mir sagen würde: ‚Wir haben einen Kandidatenpool mit 10 Millionen Menschen‘, würde mich das nicht überzeugen. Ich würde fragen: ‚Wie viele davon könnt ihr kurzfristig erreichen? Wie schnell könnt ihr mit einer relevanten Anzahl guter Kandidat:innen in Kontakt treten?‘ Genau auf diese Fragen möchte ich eine klare Antwort bekommen.“

Personaldienstleister, die den Zustand ihrer Daten nicht kennen, haben bereits ein Datenproblem. Dabei sind die typischen Anzeichen ungepflegter Daten schnell erkennbar: Personalberater:innen nutzen das ATS nicht für die Kandidatensuche, Kandidat:innen reagieren nicht mehr auf die Kommunikation des Unternehmens oder die Abmeldungen auf versendete E-Mails sind hoch.
Die eigentliche Herausforderung bei der Datenqualität besteht darin, die Ursache zu beheben.

Probleme mit der Datenqualität erkennen

Der erste Schritt zu einer sauberen Datenbank besteht darin, den aktuellen Stand im Unternehmen zu erfassen.

Eine einfache SWOT-Analyse – also Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken – ist dafür ein guter Ausgangspunkt. Sie hilft dir zu verstehen, welche Daten du sammelst, wie du sie sammelst und was du damit machst. So erkennst du, wo Probleme entstehen und wie du sie beheben kannst. Außerdem zeigt sie, welche Daten fehlen oder fehlerhaft sind – also genau den „Garbage in“, der später zu „Garbage out“ führt.

Im Kern geht es um Qualität statt Quantität. Wenn du das volle Potenzial deiner Datenbank nutzen möchtest, solltest du Kandidat:innen entfernen, die du nicht vermittelst. Konzentrierst du dich auf die für dich wirklich relevanten Kandidat:innen, wird dein ATS/CRM zu einem echten Asset. Im besten Fall suchen deine Personalberater:innen wieder gern in der Datenbank nach passenden Talenten.

Richte den Blick besonders auf die Prozesse, die Bewerberdaten in dein System spülen. Welche Kanäle und Wege gibt es, dass Informationen in deiner Datenbank gespeichert werden? Gibt es für jeden dieser Wege verlässliche und saubere Prozesse? Versteht dein gesamtes Team, warum Datenqualität wichtig ist und welche Rolle jede:r Einzelne dabei spielt? Denn Datenqualität ist Teamarbeit. Diese Aufgabe kann nicht auf eine einzelne Person oder Abteilung abgewälzt werden.

Daten sind mehr als reine Informationen, die du für deine Arbeit brauchst. Weil sie Automatisierungen ermöglichen, können sie auch Teil deiner Markenwahrnehmung werden – im positiven wie im negativen Sinne. Stell dir vor, der Name eines oder einer Kandidat:in wird komplett in Großbuchstaben erfasst und anschließend für eine automatisierte E-Mail verwendet. „Hallo SANDRA“, beginnt die Nachricht. Die Kandidatin sieht das und denkt möglicherweise, wie unprofessionell deine Berater:innen arbeiten.

Tipps zur Lösung von Datenqualitätsproblemen

Wie lassen sich Probleme mit der Datenqualität beheben, sobald du sie identifiziert hast? Drei zentrale Ansätze helfen bei den meisten Herausforderungen.

1. Schulung und klare Prozesse

Datenqualität beginnt bei den Menschen, die Daten erfassen und pflegen. Für deine Personalberater:innen hat eine hohe Datenqualität klare, greifbare und sehr attraktive Vorteile. Wenn du diese Vorteile deutlich machst, steigt die Motivation, Daten sauber zu erfassen und aktuell zu halten.

„Du brauchst klare, schlanke Prozesse und musst sie deinem Team verständlich vermitteln“, erklärt Michelle Bousquet, VP of Organisational Effectiveness bei Floyd Lee Locums. „Wir arbeiten mit einem System aus Zeigen, Umsetzen und Überprüfen. Wir zeigen unseren Mitarbeitenden, wie sie Daten eingeben, pflegen und nutzen. Dann lassen wir sie es selbst machen und prüfen anschließend die Ergebnisse. Außerdem dokumentieren wir den Prozess, damit wir jederzeit darauf zurückgreifen können.“

„Plane deine Arbeit und arbeite nach deinem Plan“, ergänzt Paul Sabatino, Regional Sales Manager, Solutions Consulting bei Kyloe Partners. „Alte Gewohnheiten verschwinden nicht über Nacht. Veränderung braucht deshalb eine konsequente Stimme. Information schafft Vertrauen, Schweigen schafft Unsicherheit. Deshalb ist es entscheidend, Datenprozesse früh und regelmäßig zu kommunizieren.“

Ein guter Ansatz ist es, mit dem „Warum“ zu beginnen. Wenn deine Personalberater:innen verstehen, dass sauber erfasste Daten viele manuelle und monotone Aufgaben automatisieren können, wird der Nutzen schnell deutlich. Mit der Zeit erkennen sie, dass sie dadurch mehr Vermittlungen erzielen und effektiver arbeiten können.

„Wir hatten eine Personalberaterin, die seit 30 Jahren in der Branche war. Als sie anfing, arbeitete sie noch mit Rolodex-Karteien und Stapeln von Papierlebensläufen“, sagt Billy Davis, Enterprise Customer Success – Automation and AI bei Bullhorn. „Ich habe ihr gezeigt, warum Datenqualität wichtig ist und was passieren würde, wenn sie sich konsequent darauf einlässt. Innerhalb von zwei Wochen wurde sie trotz ihrer langjährigen Erfahrung im Unternehmen die beste Mitarbeiterin in Sachen Datenqualität.“

Recruiting wird deutlich einfacher, wenn hochwertige Daten die Grundlage bilden. Sobald dein Team erkennt, welchen persönlichen Nutzen gute Datenpflege bringt, wird es deutlich leichter, saubere Datenprozesse zu etablieren.

2. Strukturierte Daten

Datenerfassung braucht einen klaren Plan. Nimm dir ein paar Tage Zeit, um zu definieren, was du mit deinen Daten erreichen möchtest. Betrachte aus der Vogelperspektive, wie ein:e Kandidat:in den gesamten Lifecycle durchlaufen soll und welche Schritte dafür nötig sind. Lege ein Ziel fest und richte deine Prozesse danach aus. All das hilft dir zu bestimmen, welche Informationen wirklich erfasst werden müssen.

Wichtig ist, bei der Datenerfassung klein anzufangen. Frage zu Beginn nicht mehr als sechs oder sieben Informationen ab. Alles darüber hinaus erhöht das Risiko, Kandidat:innen schon vor dem eigentlichen Start zu verlieren. Ausgehend vom ersten Kontakt kannst du das Profil im Laufe der Zeit weiter ausbauen. Pflege die Beziehung, um später auch die zusätzlichen Informationen zu erhalten, die das Profil abrunden.

Ein strukturierter Ansatz bei der Datenerfassung schafft Vertrauen. Wenn dein erster Kontakt nach zwei Jahren eine E-Mail mit der Bitte um einen aktualisierten Lebenslauf ist, wirst du wahrscheinlich keine Antwort bekommen. Hältst du dagegen regelmäßig Kontakt, verschickst Status-Abfragen und hältst den Kontakt, sind Kandidat:innen deutlich offener für deine Anfragen.

Tipp: Um die eigene Datenerfassung zu verbessern, solltest du den Kandidatenprozess selbst durchlaufen. So erkennst du Schwachstellen und kannst Reibungspunkte gezielt reduzieren.

3. Datenhygiene

Strukturierte Daten zu erfassen ist die eine Seite der Medaille. Sie aktuell zu halten, ist die andere. Je besser die Datenqualität, desto mehr Möglichkeiten für eine saubere Automatisierung hast du. Genau deshalb lohnt sich dieser Aufwand besonders.

Eine Datenbank zu bereinigen wirkt anfangs oft wie eine Mammutaufgabe. Deshalb ist es wichtig, dort zu starten wo schnelle Erfolge erzielt werden können, zum Beispiel bei den Kontaktdaten. Kandidat:innen ohne Kontaktdaten sind im System wertlos, weil du sie nicht erreichen kannst. Füge also im ersten Schritt fehlende Telefonnummern oder E-Mail-Adressen nach. Auch Statusangaben sind leicht zu prüfen und zu korrigieren, sowie ein wirksamer Schritt, um die Datenqualität in deinem ATS/CRM zu verbessern.

Es gibt verschiedene Automatisierungen, die dich dabei unterstützen können. Tools für CV-Parsing sind ein gutes Beispiel, denn sie ermöglichen es Kandidat:innen, selbst ihre Informationen zu aktualisieren. Automatisierungen können außerdem helfen, Dubletten zu entfernen, Informationen automatisch von einem Feld in ein anderes zu übertragen oder Mitarbeitende per E-Mail, SMS oder Notiz daran zu erinnern, dass noch etwas zu erledigen ist.

Datenqualität zur Erfolgsgeschichte machen

Was kann ein Personaldienstleister erwarten, wenn er die oben genannten Empfehlungen konsequent umsetzt? Davis nennt einige Beispiele aus der Praxis.

„Wir hatten einen Personaldienstleister, der eine halbe Million schlechte, automatisch eingelesene Einträge ohne relevante Informationen entfernt hat. Die Datenbank wurde dadurch von riesig und weitgehend nutzlos zu schlank und wirklich brauchbar. Die Personalberater:innen haben sie danach wieder gern genutzt.

Ich habe auch Personaldienstleister mit fünf oder sechs Personalberater:innen kennengelernt, die auf einem produktiveren Niveau arbeiten als Unternehmen mit 100 Personalberater:innen. Der Grund waren Automatisierungen, die durch hochwertige Daten möglich wurden. Man kann wirklich spannende und komplexe Dinge umsetzen, aber alles beginnt mit einer guten Daten- und Prozessgrundlage.“

Wer GIGO vermeidet, profitiert von QIQO: Quality in, quality out. Und damit von den vielen Möglichkeiten, die hochwertige Daten eröffnen.

Oder wie Sabatino sagt: „Erfolg mit Daten und Automatisierung kann viele Formen annehmen. Das Schlimmste, was du tun kannst, ist gar nichts.“

Personaldienstleister sollten für das Recruiting das CRM als zentrale Datenquelle etablieren. Das bedeutet: Das CRM ist der Ort, an dem alle relevanten Informationen zusammenlaufen und den dein Team konsequent im gesamten Recruiting-Prozess nutzt. Keine veralteten Tabellen sind mehr im Umlauf, und es sind keine großen Datenexporte in externe E-Mail-Marketing-Systeme mehr erforderlich. Denn eine zentrale Datenquelle sorgt für Genauigkeit, Konsistenz und Verlässlichkeit. Das ist zudem die Grundlage, um fundierte, datenbasierte Entscheidungen für dein Unternehmen zu treffen.

Fehlt eine zentrale Datenquelle, entstehen schnell Herausforderungen. Daten liegen an verschiedenen Orten, Informationen widersprechen sich und Fehler werden wahrscheinlicher. Diese Unordnung kann zu Missverständnissen, verpassten Chancen und zusätzlichem Aufwand für alle Beteiligten führen.

Ich habe kürzlich mit einem Kunden gearbeitet, der Pflegekräfte auf Vertragsbasis in Pflegeheime vermittelt. Laut CRM waren 187 Personen aktuell im Einsatz. Laut Tabelle waren es nur 123. Wie sollen auf dieser Grundlage verlässliche Entscheidungen getroffen werden?

Personaldienstleister brauchen eine zuverlässige Informationsquelle, um Entscheidungen zu treffen, effektiv mit Kandidat:innen und Kunden zu kommunizieren und während des gesamten Recruiting-Prozesses ein hohes Maß an Professionalität und Vertrauen sicherzustellen.

So findest du das passende CRM und etablierst eine zentrale Datenquelle für deinen Personaldienstleister.

Beginne mit einer Übersicht deiner Systeme

Eine zentrale Datenquelle im Recruiting aufzubauen und dauerhaft zu pflegen, erfordert klare praktische Schritte und den richtigen Technologieeinsatz. CRM-Systeme und andere Recruiting-Technologien sollten Daten zentralisieren, strukturieren, sicheren Zugriff ermöglichen und sich nahtlos mit weiteren Tools und Systemen im Recruiting-Prozess verbinden lassen.

Der beste Ausgangspunkt ist ein Blick auf die Funktionen, die dein CRM bereits bietet und die vollständig in die Plattform integriert sind.

Um deinen Bedarf zu bestimmen, erstelle eine einfache Übersicht deiner aktuellen Technologien. So erkennst du, welche Bereiche möglicherweise mit deinem CRM integriert werden sollten, damit dein Team Daten nicht manuell abgleichen muss. Verknüpfst du zum Beispiel dein CRM mit deinem Zeiterfassungssystem, muss dein Admin-Team keine großen Datenmengen mehr hin- und herschieben.

Hinzu kommt: Personalberater:innen arbeiten in der Regel mit vielen personenbezogenen Kandidatendaten. Eine zentrale Datenquelle reduziert die Notwendigkeit, personenbezogene Daten mit Dritten zu teilen.

Verbessere deine Prozesse mit verlässlichen Daten

Sobald du eine zentrale Datenquelle etabliert hast, kannst du deine Prozesse mit Automatisierung und KI weiter verbessern. Auf Basis einer zentralen Datenquelle lassen sich Automatisierungstools nahtlos in den Recruiting-Prozess integrieren. Sie können Daten ziehen und zurückspielen, ohne auf Widersprüche oder Fehler zu stoßen, die bei mehreren Informationsquellen schnell entstehen.

Ein automatisiertes CRM kann zum Beispiel aktuelle Daten nutzen, um Lebensläufe zu prüfen, Interviews zu planen, automatisierte E-Mails an Kandidat:innen, Leads und Kontakte zu versenden und den Fortschritt von Bewerbenden in der Hiring Pipeline nachzuverfolgen.

Automatisierung im CRM ist eine der besten Möglichkeiten, dein Unternehmen genauer, konsistenter und verlässlicher arbeiten zu lassen.

Eine zentrale Datenquelle in deinem Recruiting-Unternehmen verbessert die Beziehungen zu Kandidat:innen und Kunden. Sie hilft dir, datenbasierte Entscheidungen zu treffen und bessere Ergebnisse zu erzielen. Um die Grundlage für langfristigen Geschäftserfolg zu schaffen, solltest du die richtigen Schritte gehen und eine zentrale Datenquelle etablieren.

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Interview mit Ron-Arne Sydow und Marco Boomsma

Irgendwann sagt Ron-Arne Sydow in unserem Gespräch einen Satz, der mir noch Tage später im Kopf bleibt: „Im Luxushotel begrüßt dich ein Hotelmitarbeiter persönlich. Im Budget-Hotel checkst du am Terminal ein. Genauso wird sich Recruiting entwickeln.“ Er sagt das ruhig und reflektiert, fast so, als wäre diese Entwicklung längst entschieden. Vielleicht ist sie das auch.

Ron-Arne ist Gründer und Geschäftsführer von Callidus Energie, einer auf die deutschsprachige Energiewirtschaft spezialisierten Personalberatung mit rund 30 Mitarbeitenden in Frankfurt. Seit 20 Jahren ist er Teil der Branche. Und er ist einer dieser Gesprächspartner, bei denen man schnell merkt: Hier hat jemand nicht nur Erfahrung gesammelt, sondern sie auch sehr genau analysiert.

Bei Bullhorn spreche ich regelmäßig mit Führungskräften aus der Personaldienstleistungsbranche über Wachstum, Wandel, Technologie und KI. Eine Frage taucht dabei immer wieder auf, manchmal direkt ausgesprochen, manchmal eher zwischen den Zeilen: Wie baut man eine Personalberatung auf, die auch in unsicheren Zeiten erfolgreich bleibt? Callidus Energie hat darauf eine Antwort gefunden, die ich selten so konsequent umgesetzt sehe.

Personalberatung als Vertrauensmodell

Was mich an Callidus besonders interessiert hat: Das Unternehmen betreibt keine klassische Kaltakquise. In einer Branche, die traditionell stark auf Vertriebsaktivität, Taktung und kurzfristige Ergebnisse setzt, ist das eine mutige Entscheidung. Vor allem auch ist es keine, die von allein funktioniert.

„Der Personalberatungsmarkt konzentriert sich oft zu stark auf kurzfristige Erfolge“, sagt Ron-Arne. „Uns geht es darum, nachhaltige Beziehungen aufzubauen. So entsteht echtes Vertrauen und infolgedessen kommt ein Großteil unseres Geschäfts über Weiterempfehlungen.“

Das klingt einleuchtend. In der Umsetzung ist es anspruchsvoll. Denn es bedeutet, dass jede Interaktion mit Kunden und Kandidat:innen langfristig überzeugen muss. Nicht nur der erfolgreiche Abschluss zählt, sondern auch der Weg dorthin.

Ron-Arne hat diesen Ansatz bei Callidus bis in die Personalauswahl durchdacht. Er stellt bewusst auch eher introvertierte Berater:innen ein. Menschen, die nicht nur gut verkaufen, sondern vor allem gut zuhören können. „Menschen wollen gehört werden“, sagt Ron-Arne. „Nicht bearbeitet.“ Vielleicht ist genau das der entscheidende Unterschied.

Was messen Personalberatungen eigentlich und warum?

Viele Personalberatungen, mit denen ich spreche, kämpfen mit einem ähnlichen Problem: Die Zahlen sehen gut aus, aber das Geschäft fühlt sich nicht gut an. Die Teams zeigen hohe Aktivität, doch die Kundenzufriedenheit sinkt. Es werden viele Gespräche geführt, aber nicht unbedingt bessere Beziehungen aufgebaut. Das Problem ist dann oft nicht das Team. Es sind die falschen Kennzahlen.

Bei Callidus hat diese Erkenntnis zu einem ungewöhnlichen KPI-System geführt. „Wenn du dein Team auf Gesprächsvolumen optimierst, bekommst du viele Gespräche, aber wenig Tiefe“, erklärt Ron-Arne. „Die Candidate Experience leidet, die Beziehungen leiden, und am Ende leidet auch das Ergebnis.“

Statt reiner Aktivitätskennzahlen zählen bei Callidus deshalb vor allem gewonnene Mandate, vermittelte Vorstellungsgespräche und die Zufriedenheit aller Beteiligten im Nachgang. Nach jeder Suche geht eine Feedback-Umfrage an Kunden und Kandidat:innen. Dieses Feedback ist für Callidus einer der wichtigsten KPIs.

Ich finde das bemerkenswert, weil es eine Disziplin erfordert, die in wachsenden Personalberatungen schnell verloren gehen kann. Die Versuchung ist groß, auf Zahlen zu setzen, die sich leicht messen und kontrollieren lassen. Doch Callidus zeigt: Wer konsequent auf Qualität setzt, muss nicht auf Wachstum verzichten. Im Gegenteil.

Produktiver werden, ohne Qualität zu verlieren

Wachstum ist in der aktuellen Marktlage für viele Personaldienstleister eine echte Herausforderung. Steigende Gehälter, höhere Betriebskosten und ein zögerliches Kundenumfeld setzen die Margen unter Druck. Produktivität wird damit zu einer zentralen Frage. Viele Unternehmen reagieren darauf mit mehr Druck, mehr Volumen und mehr Tempo. Ron-Arne geht bewusst einen anderen Weg.

Technologie soll bei Callidus nicht den menschlichen Teil der Arbeit ersetzen. Sie soll administrative Aufgaben übernehmen, damit Menschen mehr Zeit für das haben, was wirklich zählt: Beziehungen aufbauen, Kontext verstehen, Vertrauen schaffen.

Das Ergebnis ist messbar. Ein Consultant, der früher sieben Projekte gleichzeitig managen konnte, betreut heute elf bis zwölf. Das entspricht einer Produktivitätssteigerung von rund 50 Prozent, ohne Abstriche bei der Qualität.

„Das Herzstück unserer Arbeit ist das Aufbauen von Beziehungen“, sagt Ron-Arne. „Technologie soll uns dafür mehr Raum geben.“ Das ist kein großes Versprechen, eher eine klare Prioritätensetzung. Aber genau darin liegt die Stärke.

KI ehrlich testen, statt blind vertrauen

KI ist inzwischen das Thema, das in kaum einem Gespräch fehlt. Gleichzeitig ist es auch das Thema, bei dem die Meinungen am weitesten auseinandergehen. Manche Führungskräfte sehen darin die Lösung für fast alles. Andere reagieren mit großer Skepsis.

Ron-Arne nimmt eine Haltung ein, die ich sehr klug finde: neugierig, aber geerdet. „KI wird viele Dinge übernehmen, die wir heute tun. Aber möglicherweise genau die, die unser Team sowieso nicht mag“, sagt er.

Damit das keine Theorie bleibt, hat Callidus etwas aufgebaut, das ich in dieser Konsequenz selten sehe: ein echtes Testlabor. Mit dem Schwesterunternehmen Talenki testet Ron-Arne neue Technologien, von Voicebots über automatisierte Kandidatenansprache bis hin zu KI-gestützten Tools. Das Projekt läuft mit einem kleinen Team aus Technologieexpert:innen und einem eigenen Bullhorn-System, bewusst getrennt vom Kerngeschäft.

„Uns war bei der Einführung von KI und neuen Technologien wichtig, die Marke Callidus und wofür wir stehen keinesfalls zu riskieren“, erklärt Ron-Arne. „Wenn etwas bei Talenki funktioniert, wandert es rüber zu Callidus. Wenn nicht, haben wir daraus gelernt, ohne unsere Kundenbeziehungen zu gefährden.“

An Talenki hat mich besonders beeindruckt, dass ein kleines, gut aufgestelltes Team mit KI heute Dinge entwickeln kann, die vor wenigen Jahren noch sehr hohe Investitionen erfordert hätten: eigene Vertriebstools, Matching-Lösungen, Projektmanagement-Ansätze. Nicht in Jahren, sondern in Wochen.

Ich sehe diese Geschwindigkeit auch bei uns. Der KI-Assistent, den wir bei Bullhorn vor sechs Monaten gezeigt haben, ist heute bereits ein anderer. Die Entwicklung ist unfassbar rasant. Wer einen strukturierten Weg hat, neue Möglichkeiten zu testen, ist also klar im Vorteil.

Software-Einführung ist kein IT-Projekt

All das funktioniert nur, wenn Technologie im Alltag wirklich genutzt wird. Ich erlebe es regelmäßig: Unternehmen investieren in Software, aber die Nutzung bleibt hinter den Erwartungen zurück. Das Budget ist ausgegeben, die Skepsis im Team wächst und der erhoffte Effizienzgewinn bleibt aus.

Ron-Arne hat auch das auf die harte Tour gelernt. Frühere Implementierungen bei Callidus scheiterten, weil der Fokus zu stark auf der Technologie lag und zu wenig auf den Menschen, die damit arbeiten sollten.

Beim Neustart mit Bullhorn lief es deshalb grundlegend anders. „Wir haben das Projekt intern von Anfang an als Change- Management-Projekt positioniert, nicht als Software-Rollout“, erklärt Ron-Arne. Kolleg:innen wurden zu Botschafter:innen ernannt. Sie haben den Prozess mitgestaltet, Bedenken eingebracht und Lösungen entwickelt. Weil der Wandel nicht von außen über das Team gestülpt wurde, sondern aus dem Team selbst kam, war die Akzeptanz von Beginn an eine andere.

Was mich an dieser Geschichte besonders fasziniert hat, ist die Ehrlichkeit, mit der Ron-Arne beschreibt, was vorher schiefgelaufen ist. Denn genau daraus entstehen oft die besten Lösungen: nicht aus perfekten Plänen, sondern aus echten Lernerfahrungen. Hier kannst du das übrigens im Detail nachlesen: Callidus Energie GmbH Case Study.

Weniger Anbieter, aber mehr Tiefe

Mit Blick in die Zukunft geht Ron-Arne davon aus, dass es bereits in fünf Jahren deutlich weniger Personaldienstleister geben wird. Vor dem Hintergrund, dass sich der rein transaktionale Teil des Recruitings zunehmend automatisieren lässt, ist das gut nachvollziehbar.

Doch es gibt Dinge, die sich nicht ohne Weiteres skalieren lassen: Vertrauen aufbauen. Kontext wirklich verstehen. Menschen in wichtigen beruflichen Entscheidungen begleiten. Kunden nicht nur mit Profilen versorgen, sondern strategisch beraten.

Das Bild vom Hotel, mit dem Ron-Arne unser Gespräch zusammenfasst, ist deshalb mehr als eine Analogie. Es ist eine strategische Frage. Welche Art von Personalberatung willst du sein, wenn Automatisierung den transaktionalen Teil übernimmt? Das Budget-Hotel mit Self-Service-Terminal? Oder das Luxushotel, in dem Menschen bewusst auf persönliche Betreuung setzen, weil sie genau darin den Mehrwert sehen?

Wer heute in Qualität, echte Beziehungen und den strukturierten Einsatz von Technologie investiert, wird in dieser Verschiebung nicht verlieren. Er oder sie wird zu denjenigen gehören, die die neuen Standards in der Personaldienstleistungsbranche setzen.

Lass uns reden und voneinander lernen

Was ich aus meinem Gespräch mit Ron-Arne mitnehme: Wachstum im Recruiting entsteht nicht einfach durch mehr Aktivität. Es entsteht durch mehr Klarheit. Klarheit darüber, was wirklich gemessen werden soll und was Technologie leisten soll und was nicht. Auch Klarheit darüber, wie man Menschen durch Veränderung begleitet, statt sie damit zu überfordern.

Genau über diese Fragen möchte ich in den kommenden Monaten mit weiteren Führungskräften aus der Branche sprechen. In einem Format ohne Präsentationen. Dafür mit ehrlichen Gesprächen über Wachstum, Wandel und die Rolle von KI in der Personaldienstleistung.

Wenn du dabei sein möchtest, melde dich direkt bei deinem Ansprechpartner bei Bullhorn. Und falls du uns in Person treffen willst, schau bei unseren regelmäßigen Events vorbei, oder abonniere unseren Newsletter, um keine Aktionen zu verpassen.

Über Marco Boomsma

Marco Boomsma ist Regional Vice President EMEA bei Bullhorn, dem weltweiten Marktführer für CRM- und ATS-Software im Staffing und Recruiting. Mit über 25 Jahren Erfahrung in der Führung von Teams in Software- und Tech-Branchen treibt er den Ausbau von Bullhorn in Europa voran, mit Fokus auf KI, Automatisierung und Kundenerfolg. Marco studierte Commerciële Economie an der Haagse Hogeschool.

Aus dem Englischen übersetzt, von unserer Gastautorin Holly Langley

Für Personaldienstleister und Personalberatungen ist die Datenbank das wichtigste Tool für die optimale Kunden- und Kandidatenpflege. Häufig führen jedoch veraltete oder unvollständige Daten zu unnötigen Verzögerungen im Recruiting-Prozess und hemmen die Effizienz. Zudem erschwert eine ungepflegte Datenbank das Verwalten offener Stellen und die schnelle Identifikation von Top-Kandidat:innen, was längere Prozesse und Fehler im Backoffice begünstigt.

Ein gepflegtes CRM hingegen sorgt für reibungslose Abläufe und ein schnelleres Wachstum. Die erfolgreichsten Personaldienstleister setzen daher auf eine konsequente Datenpflege und Automatisierung – wie auch der GRID 2025 Report von Bullhorn zeigt.

Damit du deine Ziele erreichst und dein Team zum Erfolg führst, ist eine saubere Datenbank das wichtigste Fundament. Im Folgenden zeige ich dir Schritt für Schritt, wie du deine Datenbank in nur vier Wochen bereinigst:

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Woche 1: Analyse und Planung

Audit deiner Datenbank: Der erste Schritt ist ein gründlicher Datencheck. Prüfe, welche Einträge doppelt vorhanden sind, welche Kandidaten seit Jahren nicht mehr kontaktiert wurden und welche Datensätze unvollständig sind.

Holy’s Top-Tipp:
Speichere deine Suchkriterien in deinen Favoriten, nachdem du eine Suche durchgeführt hast. So werden neue passende Datensätze automatisch ergänzt, und du kannst jederzeit darauf zurückgreifen. Wenn du mit der Datenbereinigung startest, hast du hier den perfekten Ausgangspunkt!

Besonders nützlich sind die folgenden fünf Suchen:

1. Stellen, die länger als 90 Tage offen sind
2. Leads, die länger als 30 Tage unbearbeitet sind
3. Kandidat:innen, bei denen in den letzten drei Jahren keine Notiz hinterlegt wurde
4. Kandidatenprofile ohne E-Mail-Adresse oder Telefonnummer
5. Kontakte ohne E-Mail-Adresse oder Telefonnummer

Definiere Richtlinien für deine Datenstrategie: Lege klare Regeln für die Dateneingabe fest, um Konsistenz und Verlässlichkeit über alle Datensätze hinweg zu gewährleisten. Überprüfe deine Feldzuordnungen – müssen bestimmte Felder vielleicht verpflichtend sein, damit immer die richtigen Daten im System landen? Das stärkt den datenbasierten Ansatz enorm.
Außerdem solltest du die Datenspeicherung in der Richtlinie festsetzen, damit der gesamte Informationslebenszyklus in deinem CRM geregelt ist. Vergewissere dich, dass sie zu euren Workflows passt und die gesetzlichen Vorgaben erfüllt.

Setze klare Ziele: Definiere konkrete und umsetzbare Ziele für die Datenbereinigung – je nach Größe und Komplexität deiner Datenbank. Dank Automatisierungen sollte der Aufwand gering sein, da das System ein Großteil der Datenbereinigung übernimmt. Plane genügend Zeit ein, um dein Team von Anfang an einzubinden. Erkläre, warum dieser Prozess wichtig ist und wie er ihre Arbeit im Business Development und bei der Talentgewinnung erleichtert. Und ganz entscheidend: Lege genau fest, was mit jedem einzelnen Datensatz passieren soll, der bereinigt werden muss.

Holys Top-Tipp:

Erstelle eine Liste mit den Datensätzen, die bereinigt werden müssen – zum Beispiel für Leads, die seit über zwei Jahren unbearbeitet sind. Notiere direkt die empfohlene Aktion dazu, etwa das Archivieren dieser Leads.
Wenn du den Prozess mit deinem Team besprichst, zeigst du so, wo die Reise hingeht und kannst den Prozess effizient steuern.

Freigabeprozess: Ich begegne oft Personalberatern mit großen Bedenken, umfangreiche Daten aus dem CRM zu archivieren. Meine Empfehlung in diesem Fall ist: Erkläre ihnen, dass es notwendig ist, veraltete Datensätze zu entfernen, um am Ende bessere Ergebnisse zu erzielen. Falls die Bedenken weiterhin bestehen, eignet sich die Einführung eines temporären Status wie „zur Löschung vorgesehen“. Diese Lösung hilft während der Übergangszeit bis zur endgültigen Archivierung und verschafft dir Zeit, alle Beteiligten abzuholen.

Woche 2: Datenbereinigung und Dubletten-Management

Doppelte Datensätze entfernen: Bullhorn Automation stellt automatisch einen Export aller Dubletten bereit. Falls du keinen Zugriff darauf hast, sorge für klare Prozesse im Team, sodass doppelte Einträge gemeldet und anschließend korrekt zusammengeführt werden können.

Veraltete Informationen aktualisieren: Kontaktiere Kandidat:innen, um ihre Profile und alle Daten auf den neuesten Stand zu bringen. Archiviere Datensätze außerhalb der Aufbewahrungsfrist oder entferne sie komplett, wenn sie keinen Mehrwert mehr bieten.

Gespeicherte Listen bereinigen: Jetzt kümmerst du dich um die Suchen in deinen Favoriten. Je nach Datensatztyp sind andere Maßnahmen erforderlich: Veraltete Jobs können gelöscht, aktuelle Vermittlungen freigegeben und überholte Kunden- und Kandidatenprofile archiviert werden.

Hollys Top-Tipp
Wenn du viele Listen bereinigen musst, gehe schrittweise vor. So bleibt der Prozess überschaubar und effizient.

Woche 3: Prozessoptimierung und Automatisierung

Workflows überprüfen und optimieren: Analysiere deine aktuellen Recruiting-Prozesse. Hole dir Feedback vom Sales-Team, wie gut das System für sie funktioniert. Optimiere die Abläufe mit Fokus auf Geschwindigkeit und Einfachheit, um dein CRM bestmöglich zu nutzen und deine Recruiting-Teams noch besser zu unterstützen.

Automatisierung aufsetzen: Identifiziere wiederkehrende Aufgaben, die automatisiert werden können. Dazu gehören das Versenden von Pre-Screening-Formularen zur Datenerfassung, das automatische Hinzufügen relevanter Fähigkeiten basierend auf Jobtiteln oder das Schließen von Jobs und Leads nach einer bestimmten Zeit.

Denke daran, automatisierte Benachrichtigungen und Aufgaben einzustellen, um keine wichtigen Termine zu verpassen. So stellst du sicher, dass dein Recruiting-Prozess reibungslos läuft und alle Compliance-Anforderungen erfüllt werden.

Neue Prozesse einführen: Nach der Implementierung neuer Automatisierungen und Workflows sollten die Verbesserungen systematisch getestet werden. Hole dir gezielt Rückmeldung von deinem Team ein und passe das CRM oder die Prozesse bei Bedarf an, um die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen.

Woche 4: Pflege und Nachhaltigkeit

Kontinuierliche Datenpflege betreiben: Setze einen festen Zyklus für die regelmäßige Prüfung der Datenqualität ein. So wird die CRM-Pflege zu einem fortlaufenden Prozess anstatt einer einmaligen, jährlichen Aktion. Das Ergebnis sind stets aktuelle Datensätze und eine leistungsstarke Datenbank.

Team schulen und Best Practices vermitteln: Stelle sicher, dass dein Team mit den neuen Standards und Prozessen vertraut ist. Fördere eine Unternehmenskultur, in der Datenqualität eine gemeinsame Verantwortung ist und alle dazu beitragen, die Daten im CRM sauber und aktuell zu halten.

Ergebnisse auswerten und vorausschauend planen: Überprüfe deine ursprünglichen Ziele und die erreichten Fortschritte. Gehe offene Punkte gezielt an. Entwickle Strategien, um die Datenbank als zentrales Tool für alle Recruiting-Prozesse zu etablieren.

Indem du diese Schritte befolgst, sorgst du nicht nur für ein sauberes CRM, sondern schaffst auch die Grundlage für effizientere und profitablere Recruiting-Prozesse. Denk daran – der Weg endet hier noch nicht. Fördere weiterhin eine Kultur der proaktiven Datenbank-Pflege, damit dein Team langfristig von den Vorteilen profitiert.

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Es gibt Formate, die funktionieren gerade weil sie klein sind. Acht Geschäftsführer:innen aus der Personaldienstleistungsbranche und Bullhorn-Kunden sitzen an einem langen Tisch in München – ohne Publikum und ohne Bühne. Was an diesem Mittwochmittag im März 2026 entstand, war kein Panel und kein Webinar, sondern ein Austausch unter Peers, der in dieser Offenheit selten möglich ist.

Bullhorn hatte zum Executive Lunch geladen. Ziel war es, einen Raum zu schaffen für die Gespräche, die im Tagesgeschäft oft zu kurz kommen. Von einer aktuellen Markteinordnung über KI und neue Technologien bis hin zur ehrlichen Frage, was gerade funktioniert – und was nicht.

Zwischen Talsohle und Aufbruch

Den Einstieg zum Business Executive Lunch übernahm Thomas André Sola, Verbandsvorsitzender von APSCo Deutschland und Herausgeber des Newsletters Staffingpreneur, mit einer Analyse der aktuellen Marktlage. Sein Ton war so direkt wie die Lage es verlangt: „Als ich Anfang März angefangen habe, die Marktlage zu schreiben, war sie sehr positiv. Jetzt, zwei Wochen später, ist die Lage so wie die Krokusse im Garten. Sie sind vom Schnee überdeckt.“

Sola zeichnete ein differenziertes Bild. Die Staffing-Branche befindet sich in einem zyklischen Abschwung, aber keinem strukturellen Kollaps. Die bekannte Korrelation zwischen BIP-Wachstum und Staffing-Markt gilt nach wie vor, mit dem entscheidenden Unterschied: Der Markt reagiert zeitverzögert, mit drei bis sechs Monaten Abstand auf Bewegungen am Arbeitsmarkt. Wer in der Arbeitnehmerüberlassung tätig ist, spürt den Druck bereits. Wer im White-Collar-Bereich vermittelt, folgt.

Besonders aufschlussreich war der Blick auf einzelne Skill-Segmente. Vermittler von Software-Developern etwa haben rund 50 % ihres Marktvolumens verloren. Legal Recruiting steht ebenfalls unter Druck – mit Abstrahlungseffekten auf weitere spezialisierte Bereiche.

Auf der anderen Seite gibt es aber auch Gewinner: Wachstumsfelder wie Defense, die öffentliche Hand, der Halbleitermarkt und der Bereich Human Resources – letzterer mit einem der stärksten Zuwächse bei Festanstellungsausschreibungen. Kein schlechtes Signal für eine Branche, die genau dort ihre Spezialisierung aufgebaut hat.

Der anhaltende Trend zu internem Recruiting in Großunternehmen dämpft zwar die externe Nachfrage, öffnet aber zugleich neue Felder. Embedded Recruiting, RPO-Lösungen und ergebnisorientierte Modelle wie Statement of Work wurden in der Runde als konkrete strategische Optionen diskutiert. Kein einfacher Weg, aber ein gangbarer für Personaldienstleister, die näher an den Endkunden rücken wollen.

Daten, KI und die Realität des deutschen Markts

Nach dem Mittagessen übernahm die Gruppe das Wort. Roman Vonderhecken, Key Account Manager bei Bullhorn, stellte eine entscheidende Frage in die Runde: Wie planen die Teilnehmenden, sich technologisch aufzustellen, um dem flachen Markt entgegenzuwirken?

Was folgte, war keine Runde voller Euphoriker. Die Anwesenden kennen den Markt, kennen ihre Systeme – und kennen die Lücke zwischen dem, was KI verspricht, und dem, was im deutschen Alltag eines Personaldienstleisters tatsächlich funktioniert. Ein Satz brachte es auf den Punkt: „Die Datengrundlage, auf die die KI zugreift, ist halt miserabel.“

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Die Aussage war kein Vorwurf, vielmehr eine Diagnose aus der eigenen Erfahrung. Denn bevor Automatisierung, intelligentes Matching oder KI-gestützte Kandidatenkommunikation greifen können, braucht es saubere, strukturierte und gepflegte Daten im System.

Wer 40.000 Kandidatendatensätze hat, von denen ein Großteil unvollständig oder veraltet ist, erzielt auch mit der besten KI-Lösung nur suboptimale Ergebnisse. Datenqualität und die Frage, welche Systeme miteinander sprechen, sind keine technischen Randthemen. Sie sind die Voraussetzung für alles, was danach kommt.

Hinzu kommt die deutsche Besonderheit: Datenschutz und DSGVO schaffen Rahmenbedingungen, die in anderen Märkten so nicht existieren. Was in den USA oder Großbritannien längst Standard ist – etwa das automatische Transkribieren von Recruiting-Gesprächen ins ATS – erfordert hierzulande sorgfältige rechtliche Absicherung. Die Teilnehmenden waren sich einig: Das ist kein Argument gegen KI, sondern ein Argument dafür, sie richtig einzusetzen.

Was Bullhorn einbringt – und was noch kommt

Roman gab einen konkreten Ausblick auf die Produktentwicklung: Bis Sommer werden Funktionen verfügbar sein, die bisher nur in englischsprachigen Märkten existierten – darunter die automatische Übernahme von Gesprächsnotizen aus Teams oder Zoom direkt in das Bullhorn-System. Das Kernversprechen bleibt dabei dasselbe: Recruiter sollen sich auf die Gespräche konzentrieren können, die wirklich zählen. Die Vorarbeit übernimmt das System.

Ein Wunsch wurde in der Diskussion besonders deutlich: Personaldienstleister suchen keinen Softwareanbieter, der eine Lösung liefert und wieder geht. Gefragt ist ein Partner wie Bullhorn, der gemeinsam die richtige Architektur entwickelt – einer, der das Tagesgeschäft von Staffingunternehmen wirklich versteht. Genau darin liegt das Ziel dieses Formats.

Das Executive Lunch in München war der Auftakt einer exklusiven Event-Serie für Bullhorn-Kunden. Du möchtest das nächste Mal dabei sein? Schicke einfach eine E-Mail mit dem Betreff „Executive Lunch“ an alexandra.hofmann@bullhorn.com.

Heute stellen wir Roman Vonderhecken vor, der vor rund drei Jahren bei Bullhorn eingestiegen ist. Roman betreut als Key Account Manager unsere Bestandskunden in der DACH Region und lebt mit seiner Familie in Spanien. Täglich berät er Personaldienstleister in Technologiefragen und begleitet sie durch Marktveränderungen, KI-Projekte und unterschiedliche Wachstumsphasen.

Der gebürtige Belgier bringt mit seinem  Hintergrund in der Informatik, im internationalen Softwarevertrieb und seinem sozialen Engagement sowohl technisches Verständnis und strategisches Denken als auch einen sehr menschlichen Blick auf die Branche mit. Damit verkörpert er genau das, was wir in unserer Reihe „Team Bullhorn stellt sich vor“ zeigen möchten: die Menschen hinter der Technologie.

1. Roman, wie bist du eigentlich zu Bullhorn gekommen?

Ich war viele Jahre im Softwarevertrieb unterwegs und als meine Tochter auf die Welt kam, wollten meine Frau und ich beruflich einen Gang zurückschalten. Der Plan war, drei bis fünf Jahre etwas Eigenes zu machen und keine klassische Vollzeitrolle anzunehmen.

Nach etwa zwei Jahren meldete sich dann Bullhorn bei mir. Ich bin ohne große Erwartungen in das erste Gespräch gegangen und war positiv überrascht. Bullhorn baute die DACH Region gerade stark aus, neue Teams entstanden, neue Führungskräfte kamen an Bord. Die Chance, in einem etablierten Unternehmen auf internationaler Ebene Aufbauarbeit zu leisten und gleichzeitig auf DACH-Ebene einen eigenen Verantwortungsbereich zu haben, faszinierte mich. Also bin ich eingestiegen und rückblickend war das genau der richtige Schritt.

2. Was genau machst du heute als Key Account Manager in der DACH Region?

Durch das Wachstum in der DACH Region haben wir Anfang 2025 die Verantwortlichkeiten neu geordnet und ich habe die Rolle als Key Account Manager übernommen. Mein Fokus liegt demnach in der Betreuung unserer Bestandskunden, also Personaldienstleister  in der DACH Region. Konkret kann man sich das so vorstellen: Gerade in den ersten sechs bis zwölf Monaten nach der Einführung ist die Zusammenarbeit sehr eng. Viele Kunden kommen von anderen Systemen, sind andere Prozesse gewohnt und brauchen Sparring, wie sie Bullhorn am besten in ihren Alltag integrieren.

Zudem spreche ich mit ihnen über neue Funktionen und plane gemeinsam, wie Bullhorn ihr Wachstum unterstützen kann. Mein Ziel ist, dass unsere Kunden jederzeit wissen, wo wir als Plattform stehen und welche Möglichkeiten sie noch nutzen können.

3. Du kommst ursprünglich aus der Informatik. Was fasziniert dich an der Kombination aus Technologie und Vertrieb?

Ich habe Wirtschaftsinformatik studiert und meine berufliche Laufbahn als Entwickler begonnen. Ich habe Websites gebaut und viel Zeit damit verbracht, Lösungen technisch umzusetzen. Das hat mir Spaß gemacht, aber mir fehlte die direkte Interaktion mit Kunden. Ich wollte ihre Situation verstehen und gemeinsam an Lösungen arbeiten. So bin ich in den IT-Vertrieb gerutscht.

Heute habe ich das Gefühl, genau die richtige Mischung gefunden zu haben. Ich verstehe die technologischen Hintergründe und kann mit Produkt- und IT-Teams auf Augenhöhe sprechen. Gleichzeitig ist mein Alltag von Kommunikation und Beziehungen geprägt. Diese Kombination aus Technik, Beratung und partnerschaftlicher Zusammenarbeit finde ich sehr reizvoll.

4. Was macht die Personaldienstleistungsbranche für dich besonders?

Mich begeistert an der Personaldienstleistungsbranche, dass sie eine starke menschliche Komponente hat. Natürlich geht es auch in dieser Branche um Umsätze, Wachstum und Kennzahlen. Am Ende steht aber immer ein Mensch, der einen Job sucht oder einen neuen beruflichen Schritt geht.

Ein Beispiel, das mich beeindruckt, sind Kunden, die sich beispielsweise auf die Vermittlung von Fachkräften im Pflegebereich konzentrieren. Durch die demografische Entwicklung ist das eine enorme Herausforderung. Teilweise rekrutieren diese Personaldienstleister Talente aus anderen europäischen Ländern oder aus Indien und China. Wenn das gelingt, kommt häufig die ganze Familie mit und baut sich in einem neuen Land eine Zukunft auf.

Zu wissen, dass unsere Technologie im Hintergrund dazu beiträgt, diese Vermittlungen möglich zu machen, motiviert mich sehr. Wir liefern zwar nur einen Teil des Puzzles, aber dieser Teil kann einen großen Unterschied machen – weil er Prozesse strukturiert, beschleunigt und transparenter macht.

5. Welche Werte sind dir in der Zusammenarbeit mit Kunden und Kolleg:innen wichtig?

Für mich steht Ehrlichkeit an erster Stelle. Ich habe in unterschiedlichen Regionen der Welt gelebt und arbeite heute mit Kunden in einer eher konservativen Branche. Diese ist vor allem durch eine klare und direkte Kommunikation geprägt, was mir gefällt.

So heißt ein „Nein“ in der Personaldienstleistungsbranche auch ein klares „Nein“ – und kein Vielleicht. Das ist nichts Negatives, im Gegenteil. Mir ist ein offenes Gespräch lieber als eine Situation, in der alle zustimmen, aber später nichts umgesetzt wird. Diese Direktheit sorgt dafür, dass man gemeinsam Lösungen findet, die wirklich tragfähig sind.

Ehrlichkeit funktioniert jedoch nur, wenn sie in beide Richtungen geht. Kunden erwarten von mir, dass ich transparent bin, auch wenn eine bestimmte Anforderung vielleicht nicht sofort erfüllt werden kann. Gleichzeitig vertraue ich darauf, dass sie mir offen sagen, was gut läuft und wo es hakt. Aus dieser Offenheit entsteht Vertrauen, und Vertrauen ist die Basis jeder langfristigen Zusammenarbeit.

6. Wo siehst du aktuell die größten Herausforderungen für Personaldienstleister, besonders mit Blick auf KI?

Ich sehe zwei Ebenen, die sich gegenseitig beeinflussen. Auf der einen Seite stehen die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen in der DACH-Region. Viele Märkte sind angespannt, Wachstum ist schwer planbar und Personaldienstleister müssen sehr genau überlegen, wo sie investieren.

Auf der anderen Seite steht die technologische Entwicklung, insbesondere das Thema KI. Den Wunsch, KI zu nutzen, höre ich in nahezu jedem Gespräch. Die entscheidende Frage lautet jedoch: Wie lässt sich der Return on Investment messen. Es reicht nicht aus, einfach nur ein KI-Feature zu aktivieren.

Personaldienstleister möchten verstehen, welcher konkrete Mehrwert entsteht. Dazu gehören Fragen wie: Können wir mit KI messbar Zeit sparen? Verbessert sich unsere Vermittlungsquote? Können wir auf zusätzliche Einstellungen verzichten und stattdessen mehr Services anbieten?

Die große Aufgabe für die kommenden Jahre besteht darin, KI so in Prozesse einzubinden, dass der Nutzen sichtbar und steuerbar ist. Genau dort unterstützen wir mit Bullhorn Amplify, indem wir gemeinsam mit Kunden definieren, an welchen Stellen Automatisierungen und KI den größten Hebel haben und wie sich diese Effekte überprüfen lassen.

7. Du begleitest viele Bestandskunden durch Marktveränderungen. Welche Entwicklungen beobachtest du gerade bei ihren Geschäftsmodellen?

Viele Personaldienstleister mussten in den letzten Monaten ihre Strukturen anpassen. In einigen Fällen wurden Teams um 20, 30 oder sogar 40 % verkleinert. Das führt dazu, dass Aufgaben und Verantwortung neu verteilt werden und das eigene Geschäftsmodell noch einmal sehr genau betrachtet wird.

Viele Kunden überlegen zum Beispiel, ob sie einen stärkeren Fokus auf das Interimsgeschäft legen, zusätzliche Beratungsleistungen anbieten oder bestehende Kundenbeziehungen intensiver ausbauen möchten. Bullhorn ist für all diese Phasen ein wichtiges Werkzeug. Eine zentrale Datenbasis sorgt dafür, dass alle relevanten Informationen verfügbar sind. Automatisierungen entlasten Teams bei wiederkehrenden Aufgaben. KI-Funktionen helfen, Muster und Potenziale in den Daten zu erkennen. So können Personaldienstleister neue Services testen, Prozesse verschlanken und gleichzeitig die Qualität ihrer Arbeit auf einem hohen Niveau halten.

8. Dir ist soziales Engagement sehr wichtig. Gibt es ein Projekt, das dich besonders geprägt hat, und was nimmst du davon mit in deinen Arbeitsalltag?

Tatsächlich ist mein wichtigstes „Projekt“ aktuell meine 7-jährige Tochter, dadurch bleibt weniger Zeit für anderes Engagement. Es gibt aber Erfahrungen, die mich nachhaltig geprägt haben. Besonders intensiv war zum Beispiel ein halbes Jahr in Südmexiko, als ich in indigenen Gemeinden gelebt habe. Gemeinsam mit einer Menschenrechtsorganisation haben wir vor Ort dokumentiert, wie die Menschen leben, ob Kinder zur Schule gehen können und ob es ausreichend zu essen gibt. Viele der Dörfer waren nur zu Fuß erreichbar, mehrere Stunden vom nächsten Ort entfernt. Davor war ich bereits in Guatemala im Urwald und habe dort Kindern Englisch unterrichtet.

In beiden Projekten habe ich erlebt, wie wenig manchmal fehlt, um das Leben der Menschen spürbar zu verbessern und wie fragil grundlegende Rechte sein können. Diese Erfahrungen haben meinen Blick auf den Alltag stark verändert und mir bewusst gemacht, wie privilegiert wir in Europa leben.

Im beruflichen Kontext hilft mir diese Perspektive, die richtigen Prioritäten zu setzen. Wenn der Druck hoch ist oder Projekte komplex werden, erinnere ich mich daran, wie wichtig respektvolle Zusammenarbeit ist. Am Ende geht es immer um Menschen, egal ob im sozialen Kontext oder in der Personaldienstleistung.

Vielen Dank, Roman, für deine Zeit und Einblicke in deinen beruflichen und persönlichen Lebensweg.

Auf LinkedIn kannst du dich direkt hier Roman Vonderhecken vernetzen. Außerdem findest du weitere Interviews mit unserem DACH-Team hier: Miriam Schlüter und Stella Becker.

In der Welt des Recruitings dreht sich alles ums Tempo. Für kleine Personaldienstleister ist es oft schwierig, Schritt zu halten: Zwischen Kundenakquise, Kandidatenbetreuung, mehreren offenen Rollen, täglich neuen Lebensläufen und dem Anspruch, alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten. Genau hier entstehen häufig ineffiziente Prozesse – vor allem dort, wo noch viel manuell erledigt wird.

Genau hier kommen KI-Recruiting-Tools ins Spiel. Mit der richtigen KI-Recruiting-Software für kleine Personaldienstleister kannst du gemeinsam mit deinem Team smarter arbeiten und schneller skalieren – ohne zusätzliches Personal.

Key takeaways

In diesem Blog erfährst du:

• Wie KI-Recruiting-Tools kleine Personaldienstleister unterstützen.
• Warum schnelleres Sourcing, präzises Kandidaten‑Matching und weniger Administrationsaufwand wichtig sind.
• Welche Tools es gibt, von smarten Chatbots bis hin zu umfassenden Analyse‑Lösungen.
• Worauf du bei der Auswahl achten solltest: Kosten, Skalierbarkeit und Benutzerfreundlichkeit.
• Eine Übersicht mit 10 empfohlenen Tool‑Kategorien, mit denen du sofort durchstarten kannst.

Wie KI-Recruiting-Tools kleine Personaldienstleister unterstützen

Als kleiner Personaldienstleister musst du dich optimal aufstellen – schließlich konkurrierst du mit größeren Personaldienstleistern um Talente und Kunden, jedoch mit deutlich geringeren zeitlichen und personellen Ressourcen. Genau hier können AI‑Recruiting‑Tools dafür sorgen, dass du mehr erreichst, als es die Größe deines Teams vermuten lässt.

Wie viele Stunden verbringst du mit deinem Team damit, Lebensläufe zu sichten, E‑Mails für die Planung von Bewerbungsgesprächen zu schreiben oder in deiner Datenbank nach Kandidat:innen mit passendem Profil zu suchen? All diese Tätigkeiten sind prädestiniert für Automatisierungen. Indem KI repetitive Aufgaben übernimmt, Prozesse effizienter gestaltet und passende Kandidat:innen schneller identifiziert, gewinnen deine Recruiter wertvolle Zeit zurück für das, was wirklich zählt: Beziehungen aufbauen und Kandidat:innen begleiten und erfolgreiche Vermittlungen abschließen.

Aktuelle Studien zeigen, dass viele HR‑Verantwortliche in Deutschland vor allem die Entlastung im Alltag und die verkürzten Hiring‑Prozesse als größten Vorteil von KI im Recruiting sehen.

Recruiting geht weg von manuellen hin zu KI-gestützten Prozessen

Das Recruiting war in der Vergangenheit ein äußerst manueller Prozess. Vom sogenannten CV‑Screening (Sichten des Lebenslaufs) über die Kandidatenansprache bis hin zur Organisation von Vorstellungsgesprächen mussten Personalberatende und Personaldisponenten alles per Hand erledigen. Neue digitale Tools haben bereits einige Aufgaben erleichtert. Doch erst mit dem Einzug von KI wird sich der Recruiting-Workflow grundlegend verändern.

KI hat die Fähigkeit, zu lernen, sich anzupassen und Entscheidungen zu unterstützen. Dadurch verändert sich die Art und Weise, wie Personaldienstleister Talente finden, ansprechen und vermitteln, dramatisch. Besonders für kleine Personaldienstleister eröffnet sich ein Potenzial, das früher kaum nutzbar war: Sie können im Vermittlungsprozess mit größeren und besser aufgestellten Personalvermittlungen mithalten.

Dieser Trend zur Automatisierung im HR ist bereits deutlich spürbar: In Deutschland setzen Unternehmen zunehmend KI‑basierte Tools ein, um Recruiting‑Prozesse zu optimieren, wie dieser Haufe-Artikel zeigt.

Was sind KI-Recruiting-Tools?

KI-Recruiting-Tools sind Software‑Plattformen, die auf Basis von maschinellem Lernen (Machine Learning) Teile des Recruiting‑Prozesses automatisieren und optimieren – vom Sourcing über das Screening und die Kommunikation bis hin zu Analytics. Oft werden sie auch als AI-Recruiting-Tools bezeichnet.
Beispiele:

• Smarte Chatbots, die Kandidat:innen rund um die Uhr betreuen.
• Parsing‑Systeme, die Lebensläufe automatisch analysieren und strukturieren.
• Matching‑Algorithmen, die die passenden Kandidat:innen in Sekundenschnelle der richtigen Stelle zuordnen.

Zusammengefasst: Jede Lösung, die KI nutzt, um Recruiting-Prozesse zu automatisieren und zu verbessern, fällt unter den Begriff KI- bzw. AI-Recruiting-Tools.

Die wichtigsten Vorteile von KI-Recruiting-Tools für kleine Personaldienstleister

Schnelleres Sourcing und größere Talentpools

KI‑Sourcing‑Tools durchsuchen Profile auf zahlreichen Plattformen wie Jobbörsen, Social Media, interne Datenbanken, innerhalb weniger Minuten. Oft entdecken sie Kandidat:innen, die Personalberatende und Personaldisponenten nur mit einer manuellen Suche nicht gefunden hätten. Konkret bedeutet das für kleine Personaldienstleister: Sie können mehr Stellen besetzen, ohne zusätzliches Personal einzustellen.

Präzises Matching statt Keyword‑Recherche

Mit intelligenten Matching‑Algorithmen analysieren KI-Tools nicht nur die fachlichen Kompetenzen und Erfahrung von Talenten, sondern auch Faktoren wie kulturelle Passung oder Soft Skills. Somit erhalten Recruiter genau die Kandidat:innen angezeigt, die wirklich zur Stelle und zum Kunden passen. Das führt zu einer Win-Win-Situation: Die Qualität deiner Vermittlungen steigt und gleichzeitig sinkt das Risiko von Fehlbesetzungen.

Weniger Verwaltungsaufwand

Routinetätigkeiten wie Datenpflege, Terminplanung für Vorstellungsgespräche oder Vorab‑Screenings können mit KI-Recruiting-Tools automatisiert werden. Deine Recruiter können sich mit der gewonnenen Zeit endlich mehr auf strategische Aufgaben wie den Beziehungsaufbau, die Kundenberatung und bessere Verhandlungen fokussieren.

Bessere Candidate Experience

KI‑gestützte Chatbots schlafen nie und können daher auch außerhalb von Bürozeiten die Fragen von Bewerbenden und Kandidat:innen sofort beantworten. KI-gestützte Terminplanungs-Tools (Scheduling-Tools)  organisieren den Kalender und Vorstellungsgespräche ganz von allein. All das sorgt für ein professionelles, positives Bewerbererlebnis – und macht deine Personalvermittlung für Top‑Talente attraktiver.

Gerade in Märkten mit einer hohen Nachfrage und besonders kurzen Entscheidungsdauern kann das ein echter Vorteil sein.

Datenbasierte Insights & bessere Steuerung

Recruiting‑Analytics mit KI liefert Transparenz über deinen gesamten Recruiting‑Funnel: Welche Quellen liefern die besten Kandidat:innen? Wo stockt der Prozess? Wie steht es um die Datenqualität? Mit diesen wichtigen Insights kannst du fundierte Entscheidungen treffen, Prozesse optimieren sowie deine Vermittlungs‑ und Wiederbesetzungsrate nachhaltig steigern.

10 KI-Recruiting-Tools, die besonders für kleine Personaldienstleister geeignet sind

Dieses breite Spektrum entlang des kompletten Recruitingprozesses zeigt, warum KI-Recruiting-Tools für kleine Personaldienstleister besonders attraktiv sind. Sie sind kein Nice-to-have. Vielmehr bieten sie einen strategischen Vorteil, um mit begrenzten Ressourcen effizient und wettbewerbsfähig zu bleiben.

Passt KI-Recruiting zu deiner Personalvermittlung?

KI‑gestütztes Recruiting lohnt sich besonders, wenn du:

• mit einem hohen Bewerbervolumen arbeitest und schnell passende Kandidat:innen brauchst,
• dein Team durch administrative Prozesse ausgebremst ist,
• dich ohne großes Budget gegenüber größeren Personaldienstleistern behaupten willst, oder
• du skalieren willst, ohne direkt neue Teammitglieder einzustellen.

Erkennst du dich in einem dieser Szenarien wieder? Dann lohnt sich ein genauer Blick auf die Bullhorn Amplify, das führende KI-Recruiting-Tool am Markt, das dich wirklich nach vorne bringt.

Wie du das richtige KI-Recruiting-Tool auswählst

Achte insbesondere auf drei Eigenschaften:

• Benutzerfreundlichkeit – Vermeide komplexe, aufwändig zu implementierende Tools.
• Integration mit existierenden Systemen – Prüfe, ob sie mit deinem bestehenden ATS oder CRM kompatibel sind.
• Skalierbarkeit – Denke voraus und setze auf Tools, die mit deinem Erfolg mitwachsen können.

Abhängig von der Größe und dem Ziel deiner Personaldienstleistung (Solo‑Recruiter, kleines Team, auf Wachstumskurs) kann die optimale Lösung unterschiedlich aussehen.

Die Zukunft des Recruitings

Die Entwicklung von KI im Recruiting ist rasant und längst keine Zukunftsvision mehr. Immer mehr Personaldienstleistungen setzen KI-Tools für mehr Effizienz und Wachstum ein. Gerade kleine Personaldienstleister profitieren von mehr Agilität, Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit, wenn sie KI als strategische Investition in ihre Zukunft verstehen. Sie setzen neue Standards in der Datenqualität, Candidate Experience und Vermittlungsqualität. So bauen sie eine zukunftsfähige Personalvermittlung auf, die auch dann funktioniert, wenn sich der Markt und Anforderungen verändern.

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Über 10.000 Personaldienstleister weltweit setzen auf Bullhorn, das leistungsstärkste ATS/CRM für schnellere Vermittlungen und nachhaltiges Wachstum.

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Miriam Schlüter ist Account Executive im Bullhorn SMB-Team und begleitet vor allem kleine, schnell wachsende Personaldienstleister auf ihrem Weg zu effizienten, skalierbaren Prozessen. Ihren Einstieg in die Personaldienstleistungsbranche fand sie eher zufällig. Heute berät sie Kunden in ganz Europa und bringt besonders viel Leidenschaft für Start-ups und Gründerteams mit.

Welche Herausforderungen Miriam bei kleinen Personaldienstleistern beobachtet, welche Werte ihr wichtig sind und wofür sie privat brennt, das erfährst du in Teil 2 unserer Serie „Team Bullhorn stellt sich vor“.

1. Miriam, wie war dein Weg zu Bullhorn?

Ich bin tatsächlich eher zufällig zu Bullhorn gekommen. Zu diesem Zeitpunkt war ich in meinem vorherigen Job nicht besonders glücklich und überlegte, was ich als Nächstes machen könnte. Eine ehemalige Kollegin postete dann auf LinkedIn, dass Bullhorn eine deutschsprachige Person für eine Business-Development-Rolle (BDR) sucht. Ich wusste damals nicht einmal genau, was ein BDR macht (lacht). Aber ich war offen für etwas Neues und habe mich einfach gemeldet.

Im ersten Gespräch mit meinem späteren Manager Zak stimmte die Chemie sofort. Er hat vor allem darauf geachtet, wie gut jemand mit Menschen umgehen kann und ob die Person zur Rolle und zur Kultur passt. Meine Erfahrungen aus dem Kundenservice waren für ihn viel entscheidender als klassische Sales-Erfahrung. So bin ich schließlich bei Bullhorn gelandet. Heute bin ich unglaublich froh darüber.

2. Mittlerweile bist du schon fast drei Jahre bei Bullhorn. Was genau ist dein Job?

Nachdem ich als BDR für den deutschsprachigen Markt eingestiegen war, bin ich schrittweise erst in eine Hybridrolle und schließlich vollständig in den Vertrieb gewechselt. Heute betreue ich hauptsächlich Personaldienstleister mit bis zu zehn Nutzern im New Business sowie bis zu zwanzig Nutzern im Add-on-Bereich – nicht nur in DACH, sondern auch in anderen europäischen Ländern außerhalb von UK und den USA.

Für mich ist die Arbeit mit kleineren Unternehmen am spannendsten. Weil wir viele globale Player als Kunden haben, glauben viele, Bullhorn sei nur für große Staffingunternehmen gedacht. Dabei befinden sich rund drei Viertel unserer Kunden im Segment von einem bis zehn Nutzern. Genau dort ist es extrem dynamisch, schnell, persönlich und sehr abwechslungsreich.

Genau das reizt mich auch an der Arbeit mit Start-ups. Dort kann ich oft am meisten bewirken, weil so viele grundlegende Entscheidungen anstehen – von der Tool-Landschaft bis zu den ersten Prozessen. Viele fragen mich: „Wie machen das andere Bullhorn-Kunden?“, oder „Worauf sollten wir jetzt achten?“ Genau dann kann ich meine Erfahrung einbringen und wirklich helfen. Das gefällt mir richtig gut an meinem Aufgabenbereich.

3. Und was gefällt dir an der Staffing-Branche?

Der Staffing-Markt in DACH ist nach wie vor sehr familiär. Jeder kennt sich über drei Ecken, man trifft sich auf Events, tauscht sich aus und lernt viel voneinander. Diese Offenheit und Nähe finde ich unglaublich bereichernd.

Vor allem deshalb, weil für mich ganz klar der Mensch im Mittelpunkt steht. Ich liebe es, viele verschiedene Persönlichkeiten kennenzulernen, Beziehungen aufzubauen und mit Teams zu arbeiten, die oft noch am Anfang stehen.

4. Gibt es einen Moment, an den du dich besonders gerne erinnerst?

Ja, den gibt es. Da denke ich automatisch an einen Moment auf der STAFFINGpro im Oktober. Ich war schon länger mit einem potenziellen Kunden im Austausch und habe die beiden Geschäftsführer dort endlich persönlich getroffen. Nach unserem Gespräch sagte der eine dann zum anderen: „Dieser gute Austausch hat mich komplett überzeugt und ich fühle mich bei Bullhorn richtig aufgehoben. Lass uns die restlichen Meetings direkt streichen.“ Das zu hören war ein so schöner Moment, der immer noch bei mir nachhallt. Er hat mir auch wieder gezeigt, wie wichtig persönliche Begegnungen für den Aufbau von Vertrauen sind.

5. Wo siehst du aktuell die größten Herausforderungen für Personaldienstleister?

Gerade bei jungen Unternehmen beobachte ich, dass viele Gründer zu Beginn unglaublich viele Rollen gleichzeitig meistern müssen: Vertrieb, Recruiting, Prozesse, Organisation – oft ohne Vorerfahrung in all diesen Bereichen. Der Markt ist derzeit anspruchsvoll, Budgets sind oft begrenzt, und viele kleinere Firmen müssen sehr bewusst entscheiden, an welcher Stelle eine Investition wirklich sinnvoll ist.

Eine große Hürde ist deshalb die Wahl des richtigen ATS/CRM-Systems. Viele starten mit sehr günstigen Lösungen und merken erst später, dass wichtige Funktionen fehlen oder das System nicht mit dem Wachstum Schritt halten kann. Dann folgen aufwendige Migrationen, neue Schulungen und viel Umstellungsarbeit. Genau hier sehe ich einen großen Vorteil mit Bullhorn: Man kann klein beginnen und später ohne Systemwechsel skalieren – mit Automatisierungen, Analytics oder KI, je nachdem, wie das Unternehmen sich entwickelt.

6. Welche Werte sind dir in der Zusammenarbeit besonders wichtig?

Mein Lieblingswert bei Bullhorn ist Be Human. Ehrlichkeit, Offenheit und eine authentische Zusammenarbeit sind mir enorm wichtig. Ich möchte, dass Kunden mir vertrauen können. Dazu gehört auch, klar zu sagen, wenn Bullhorn einmal nicht die passende Lösung ist. Genauso freue ich mich, wenn ich spüre, dass Bullhorn perfekt zu den Anforderungen passt. Transparenz, klare Kommunikation und Verbindlichkeit sind für mich Grundvoraussetzungen, um gut zusammenzuarbeiten.

Innerhalb von Bullhorn bedeutet mir das Team sehr viel. Wir arbeiten zwar remote und sitzen alle in verschiedenen Ländern. Dennoch sind wir unglaublich eng miteinander verbunden. Unsere spontanen virtuellen Kaffeepausen, die wertschätzenden Gespräche und die Unterstützung im Alltag bedeuten mir sehr viel.

7. Wenn du ein Event wählen müsstest, das du Personaldienstleistern empfiehlst, welches wäre das?

Für mich ist die Antwort ganz klar: die Bullhorn Engage – ob in London oder Boston. Auch wenn es kein reines DACH-Event ist, bekommt man dort die spannendsten internationalen Einblicke in Trends, Innovationen und neue Arbeitsweisen in der Personaldienstleistungsbranche. Ich finde es unglaublich inspirierend, den globalen Blick zu erleben und zu sehen, wie sich Recruiting weiterentwickelt.

8. Was steht nicht in deinem Lebenslauf, ist aber ein wichtiger Teil von dir?

Ein sehr wichtiger Teil meines Lebens ist mein Hund Roxy, Meine Lhasa Apso-Dame möchte ich nicht missen und genieße jede freie Minute mit ihr. Außerdem lese ich viel und stricke leidenschaftlich gern! Viele meiner Pullover sind selbstgemacht – oft inspiriert von traditionellen schottischen Mustern und der Geschichte des Handwerks hier in Schottland. Seit 2016 lebe ich nun in Glasgow und fühle mich hier unglaublich wohl.

Vielen Dank, Miriam! Das Interview hat sehr viel Spaß gemacht und dir weiterhin viel Erfolg.

Auf LinkedIn kannst du dich direkt hier Miriam Schlüter vernetzen. Schau auch hier vorbei und erfahre, wie Stella Becker die Rolle von KI im Recruiting sieht und welche Werte ihr wichtig sind.

Bereits auf der diesjährigen Bullhorn Roadshow und der STAFFINGpro 2025 zeigte sich, wie stark KI und technologische Innovationen das Recruiting verändern. Die GVP Thementage in Köln knüpften genau daran an. Zwischen intensiven Gesprächen, praxisnahen Einblicken und klaren Handlungsempfehlungen entstand das Gefühl, dass die Branche trotz aller Herausforderungen vor einem spannenden Wendepunkt steht.

Ein Markt im Wandel und die Chance zum Aufbruch

Gleich zu Beginn wurde deutlich, wie stark sich der Markt verändert hat. Die neue 360 Grad Studie Barometer Personalvermittlung 2025 zeigte, dass die Wachstumskurve vieler Unternehmen zuletzt ins Stocken geraten ist und Kandidat:innen zurückhaltender geworden sind. Gleichzeitig entstehen neue Qualitätsstandards, die den Anspruch an Professionalität und Transparenz in der Branche deutlich erhöhen.

„Trotz der nüchternen Zahlen herrschte eine bemerkenswert positive Grundstimmung“, stellte Roman Vonderhecken, Key Account Manager bei Bullhorn, fest. „Mit vielen habe ich gesprochen, und der Tenor war immer gleich: Für die Teilnehmenden ist gerade jetzt der richtige Moment, Prozesse neu zu denken und mutig in Technologie und Strategie zu investieren. Die zentrale Frage lautete, welche Hebel die Staffingbranche jetzt nutzen muss, um aus einer schwierigen Lage heraus gestärkt hervorzugehen.“

Bullhorn Session: KI sinnvoll nutzen, Beziehungen stärken

Ein zentrales Highlight der Thementage Personalvermittlung war der Vortrag von Roman Vonderhecken und Gregor Gericke, Account Director bei Bullhorn. Die beiden zeigten eindrucksvoll, wie KI bereits heute den Recruiting-Alltag verändert und warum der entscheidende Wettbewerbsvorteil nicht in der reinen Technologie liegt, sondern in ihrer intelligenten Anwendung.

„Ob Streaming-Empfehlungen, Reiseplanung oder Wetterprognosen: KI begleitet uns längst im Alltag. Der spannende Teil beginnt dort, wo sie auch Recruiting-Teams spürbar entlastet“, erläuterte Gregor. Er und Roman machten deutlich, wie moderne Systeme weit über klassisches Matching hinausgehen. Mithilfe von KI werden historische Interaktionen analysiert, Zusammenhänge in Kandidatenprofilen erkannt und Ergebnisse erzielt, die früher viele Stunden manueller Recherche erfordert hätten.

Vom Assistenten zum digitalen Mitarbeitenden

Die Wirkung von KI in der Personalvermittlung zeigt sich besonders deutlich beim Sourcing. Recruiter investieren dafür im Durchschnitt fast 15 Stunden pro Woche. Mit KI lässt sich ein großer Teil dieser Zeit zurückgewinnen.

Roman und Gregor erläuterten, wie vielfältig die Anwendungsfälle inzwischen sind. KI kann Kandidaten eigenständig vorqualifizieren, erste Fragen zu Verfügbarkeit und Rahmenbedingungen über Voicebots klären und automatisch strukturierte Zusammenfassungen erzeugen. Auch das Matching wird deutlich präziser, weil moderne Engines nicht nur Daten vergleichen, sondern Zusammenhänge erkennen und kontextbezogen bewerten.

Durch diese Entlastung entsteht mehr Raum für den Teil der Arbeit, der für Talente und Kunden den größten Unterschied macht: persönliche Beratung, individuelle Begleitung und verlässlicher Service. Für viele Teilnehmende war genau diese Kombination aus einer leistungsfähigen ATS/CRM-Technologie mit KI in jedem Schritt und menschlicher Expertise der Schlüssel zu mehr Zukunftssicherheit.

Warum viele KI-Projekte scheitern und was erfolgreiche Unternehmen anders machen

Ein Thema, das in der Session für großes Echo sorgte, war die Frage, warum KI-Projekte häufig nicht den gewünschten Erfolg bringen. „Die MIT-Studie zeigt deutlich, dass 95 % aller KI-Projekte aktuell scheitern. Aber nicht wegen technischer Hürden. In der Praxis liegt es meist an der Datenqualität, an zu hohen oder unklaren Erwartungen und daran, dass das nötige Change Management fehlt“, erklärte Gregor.

Roman ergänzte: „Erfolgreiche Unternehmen verfolgen einen anderen Ansatz. Sie starten mit klar definierten Anwendungsfällen, sorgen für gepflegte Datenpools und binden ihr Team von Anfang an ein. KI wird dort nicht als Zusatztool verstanden, sondern als logische Weiterentwicklung bestehender Prozesse.“

Das sorgte im Publikum für spürbares Nachdenken und gleichzeitig für Erleichterung. Die Botschaft lautete nicht, alles neu zu machen, sondern: an den richtigen Stellen starten und dann skalieren.

Was Kandidat:innen erwarten und wie Personaldienstleister überzeugen können

Ein weiterer Schwerpunkt der Thementage war die Candidate Experience. Das neue GVP-Barometer bestätigte, was wir bereits im GRID Talent-Trends-Report 2025 herausgefunden hatten und was viele im Alltag längst spüren: Kandidat:innen wenden sich zwar zunehmend zuerst an Jobbörsen, wünschen sich jedoch persönliche Unterstützung und individuelle Beratung. Wer sich ernst genommen fühlt und regelmäßig Updates erhält, bleibt der Zusammenarbeit in 86 % der Fälle treu.

Auch die Erkenntnisse anderer Sessions passten dazu:

• Digitale Sichtbarkeit muss nicht teuer sein, aber kontinuierlich gepflegt werden.
• KI kann Bewerbende schneller erreichen, Gespräche vorbereiten und Erwartungen managen.
• Vertrauen entsteht am Ende immer durch Menschen und durch verlässliche Kommunikation.

Ein Event, das Mut macht

Die GVP Thementage 2025 haben eindrucksvoll gezeigt, wie viel Bewegung in der Branche steckt. „Trotz wirtschaftlicher Unsicherheiten war die Atmosphäre geprägt von Optimismus und Tatkraft“, fasst Roman zusammen. „Viele Teilnehmende betonten, wie wertvoll der Austausch über konkrete Herausforderungen und funktionierende Lösungen war.“

Die zentrale Erkenntnis der zwei Tage lässt sich Gregor zufolge so zusammenfassen: „Recruiting ist und bleibt ein People Business. Es wird durch KI nicht ersetzt, sondern gestärkt. Wer Technologie klug einsetzt, Prozesse verschlankt und gleichzeitig den persönlichen Kontakt in den Mittelpunkt stellt, ist für die nächsten Monate bestens aufgestellt.“

Du willst mehr über Bullhorn erfahren? Lerne uns hier bei einem unverbindlichen Erstgespräch kennen.

Im Vertrieb von Personaldienstleistungen zählt Schnelligkeit mehr denn je, um neue Aufträge zu gewinnen. Doch wie behält man den Marktüberblick und erkennt Chancen, bevor es andere tun?

Market IQ liefert die Antwort: Das Tool zeigt in Echtzeit, welche Unternehmen aktuell rekrutieren, wo neue Projekte entstehen und welche Leads wirklich Potenzial haben. Für alle, die im Recruiting schneller, gezielter und smarter arbeiten wollen, ist Market IQ mehr als nur ein Datentool – es ist der entscheidende Vorsprung. Hier erklären wir euch, was genau Market IQ ist und welche Vorteile es euch liefert.

Was ist Market IQ?

Market IQ ist ein Daten- und Analysetool von Textkernel by Bullhorn, das Echtzeitinformationen aus Stellenanzeigen und Unternehmensdaten sammelt. Es bietet Einblicke in den Arbeitsmarkt, unterstützt bei der Lead-Generierung und liefert Marktanalysen für Personaldienstleister.

Wobei hilft Market IQ?

Market IQ unterstützt Personaldienstleister dabei, schneller Aufträge bei Neu- und Bestandskunden sowie offene Vakanzen zu identifizieren. Es ermöglicht detaillierte Marktanalysen, mit denen Trends, regionale Entwicklungen und gefragte Skills besser verstanden werden können. Darüber hinaus hilft das Tool Personalberater:innen, sich als Branchenexperte zu positionieren und Prozesse deutlich effizienter zu gestalten, da zeitaufwendige manuelle Recherchen entfallen.

Für wen ist Market IQ gedacht?

Market IQ richtet sich an Personaldienstleister, Personalberater und Personalvermittlungen, die mehr Aufträge gewinnen und schneller reagieren wollen. Ebenso hilft Market IQ Personalabteilungen dabei, Einblicke in Markttrends und Wettbewerberaktivitäten zu gewinnen.

Welche Daten nutzt Market IQ?

Das Tool greift im DACH-Raum auf mehrere Millionen, weltweit auf Milliarden von aktuellen und historischen Stellenanzeigen zurück und aktualisiert diese mehrmals täglich. Alle Daten stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen. Dabei werden abgelaufene oder veraltete Stellenanzeigen regelmäßig aussortiert, um die Datenaktualität hochzuhalten.

Wie aktuell sind die Daten?

Die Daten werden mehrfach täglich aktualisiert, sodass neue Stellenanzeigen zeitnah verfügbar sind.

Welche Märkte deckt Market IQ ab?

Market IQ ist weltweit in über 15 Ländern verfügbar. Im deutschsprachigen Raum recherchiert und analysiert das Tool Stellenanzeigen in Deutschland, Österreich und der Schweiz (DACH).

Wie unterstützt Market IQ bei der Neukundengewinnung?

Market IQ identifiziert Unternehmen, die aktiv rekrutieren und Jobangebote auf verschiedenen Portalen wie z.B. Jobbörsen schalten. Nutzer können direkt über das Tool Zugriff auf offene Stellen erhalten und falls vorhanden, Kontaktdaten von Ansprechpartnern finden. Dadurch können Personaldienstleister schneller mit potenziellen Neukunden in Kontakt treten. Mehr dazu in unserem Webinar.

Wie kann ich mit Market IQ gezielt Stellenanzeigen finden?

Über den Job-Feed können alle aktuellen Stellenanzeigen gefiltert und angezeigt werden – z. B. nach Branche, Region, Berufsbezeichnung oder nach direkten Arbeitgebern. Zudem ist es auch möglich, nur nach Stellenanzeigen zu filtern, die Kontaktdaten vom Unternehmen enthalten. Nutzer können Benachrichtigungen einrichten, sodass sie über neue Stellenanzeigen dieser Firmen automatisch informiert werden.

Kann ich Kontaktdaten von Unternehmen sehen?

Ja, insofern die Telefonnummern oder E-Mail-Adressen in der Stellenanzeige genannt werden, zeigt Market IQ diese auch an. So kann man potenzielle Neukunden direkt kontaktieren.

Kann ich eine Liste an Stellenanzeigen inklusive aller Daten exportieren?

Ja, Stellenanzeigen oder Kontaktlisten lassen sich exportieren, z. B. als Tabelle oder für den Import in andere Systeme.

Welche Funktionen bietet Market IQ konkret?

Market IQ bietet ein Dashboard mit umfassenden Marktanalysen zu Branchen, Regionen, Gehältern, gefragten Skills und zeitlichen Trends. Stellenanzeigen können nach zahlreichen Kriterien gefiltert werden. Unternehmen lassen sich beobachten und Benachrichtigungen einrichten – ideal zur Lead-Generierung und Marktbeobachtung. Sieh dir gerne unser On-Demand Webinar für weitere Informationen dazu an.

Ist eine Integration mit Bullhorn möglich?

Ja, Market IQ kann standardmäßig in Bullhorn integriert werden. So lassen sich Leads und Daten direkt ins Bullhorn CRM importieren, wodurch der gesamte Prozess von der Recherche bis zum Vertrieb beschleunigt wird. Das Tool ist aber auch als Standalone-Lösung verfügbar.

Du hast weitere Fragen zu Market IQ? Kontaktiere uns direkt.

Hinter jedem erfolgreichen Unternehmen stehen Menschen, die mit Leidenschaft und Engagement zusammenarbeiten – so auch bei uns im Bullhorn-Team. In unserer Interviewreihe stellen wir Kolleg:innen aus der Region DACH vor und geben Einblicke in ihre Arbeit, Werte und persönlichen Geschichten. Heute im Gespräch: Stella Becker, seit drei Jahren bei Bullhorn und Ansprechpartnerin für Mid-Market-Kunden in der DACH-Region.

1. Stella, wie bist du eigentlich zu Bullhorn gekommen?

Mein Einstieg bei Bullhorn war fast schon ein glücklicher Zufall. Ich wurde damals über LinkedIn von einer Recruiterin kontaktiert, die selbst mit Bullhorn gearbeitet hat. Dann passierte etwas, was ich so noch nie in einem Bewerbungsprozess erlebt hatte: Ich wusste immer genau über den Stand meiner Bewerbung Bescheid, bekam regelmäßig Updates und Erinnerungen via E-Mail oder SMS. Hier war das Zusammenspiel zwischen persönlicher Betreuung und Automatisierungen einfach perfekt, ich fühlte mich nie „allein“ gelassen. Das hat mich richtig begeistert und ich wusste sofort, dass ich Teil des Bullhorn-Teams werden möchte.

2. Jetzt bist du schon drei Jahre bei Bullhorn. Was genau ist dein Job?

Ich betreue Kunden im Mid-Market-Segment der DACH-Region, also Personaldienstleister mit etwa zwölf bis 250 Nutzern. Mein Job beginnt bei der Analyse ihrer Herausforderungen und Ziele, um sie dann hinsichtlich der optimalen Bullhorn-Lösung zu beraten und sie bei der Systemeinführung zu begleiten.

Für mich hört es da aber nicht auf. Ich setze auf langfristige Partnerschaften und helfe unseren Kunden auch nach der Bullhorn-Einführung, ihre Workflows zu optimieren, Automatisierungen sinnvoll einzusetzen und Potenziale rund um KI oder Datenanalyse auszuschöpfen.

Die letzten drei Jahre hat mich immer wieder von Neuem fasziniert, wie unterschiedlich die Bedürfnisse der Kunden sind: Manche wollen vor allem effizientere Prozesse, andere setzen stark auf strategisches Wachstum. Das macht meinen Arbeitsalltag sehr abwechslungsreich und zeigt mir immer wieder, wie groß der Mehrwert einer durchdachten ATS/CRM-Lösung ist.

3. Wie denkst du heute über deinen Schritt in die Staffing-Branche?

Für mich war es definitiv die richtige Entscheidung. Während die Software-Branche für Innovation und messbare Ergebnisse steht, geht es im Recruiting um Beziehungen, Vertrauen und Teamarbeit. Diese beiden Welten zusammenzubringen, ist für mich unglaublich reizvoll. Ich lerne ständig Neues, weil die Branche so schnelllebig ist. Gleichzeitig erlebe ich direkt, wie unsere Lösungen Kunden erfolgreicher machen.

Vor zwei Jahren etwa habe ich einen Bullhorn-Kunden von einer Kollegin mit 20 Anwender:innen übernommen. Heute zählt dieser Personaldienstleister über 70 Mitarbeitende, hat den Umsatz verdreifacht und ist trotz der schwierigen Marktsituation auf Erfolgskurs. Dafür ist natürlich nicht allein Bullhorn verantwortlich, aber die technologische Basis war ein entscheidender Faktor. Vor allem die vielen manuellen und administrativen Schritte, die keiner gerne macht, konnten wir eliminieren. Das war ein Riesenmehrwert für den Kunden. Und für mich eine meiner persönlich schönsten Erfolgsstories.

4. Welche Werte sind dir in der Zusammenarbeit wichtig?

Mir ist es wichtig, dass die Zusammenarbeit eine Partnerschaft ist, die auf gegenseitigem Vertrauen basiert. Dieses Vertrauen entsteht durch Offenheit, eine klare Kommunikation und Verbindlichkeit. Deshalb lege ich großen Wert darauf, von Beginn an transparent zu arbeiten und Erwartungen abzustimmen. Ich möchte, dass meine Kunden mich als strategische Begleiterin sehen, auf die Verlass ist und mit der sie gemeinsam neue Wege gehen. Nur so entstehen echte Mehrwerte und die Zusammenarbeit macht allen Beteiligten Freude.

5.   Wo siehst du aktuell die größten Herausforderungen in puncto ATS/CRM bei Personaldienstleistern?

Aktuell sehe ich vor allem zwei große Herausforderungen: Sehr häufig begegne ich Personaldienstleistern, die mit veralteten Systemen kämpfen oder mehrere Tools parallel nutzen, die nicht miteinander verbunden sind. Dadurch entstehen Datensilos, die die tägliche Arbeit erschweren und smartes Arbeiten mit gepflegten und zugänglichen Daten verhindern. Schlimmstenfalls entstehen immer wieder Kosten für das Schalten von Anzeigen für Bewerbungen, die längst in einem der Datensilos erfasst wurden.

Die zweite große Herausforderung, die ich momentan beobachte: Viele Staffingunternehmen möchten KI einsetzen, sind aber unsicher, wie sie die richtige Balance zwischen Automatisierung und persönlichem Kontakt finden. Persönlich sehe ich den größten Hebel darin, beides zu kombinieren: Zunächst geht es darum, die Datenerfassung so einfach wie möglich und nutzbar zu machen. Im nächsten Schritt geht es dann darum, mit KI die Prozesse so zu gestalten, dass Mitarbeitende die Systeme gerne verwenden. Dann entsteht Effizienz, und gleichzeitig bleibt mehr Raum für den menschlichen Austausch – ein unverzichtbarer Faktor in der Personaldienstleistung.

6. Welches Event würdest du Personaldienstleistern empfehlen?

Mein Tipp für die DACH-Region ist ganz klar die Bullhorn Roadshow. Sie bringt die Branche zusammen, bietet Raum für Austausch mit aktuellen Bullhorn-Kunden und vermittelt spannende Trendeinblicke. Besonders inspirierend empfinde ich die  Podiumsdiskussionen mit unseren Kunden. Dort hören die Teilnehmenden aus erster Hand, wie Automatisierung, KI und  Datenanalyse konkret genutzt werden können. Neben den Fachinhalten geht es aber auch um Networking, das für die Branche enorm wertvoll ist. Wer über die DACH-Region hinausblicken möchte, dem empfehle ich die Bullhorn Engage in London oder Boston. Diese Events haben den gleichen Charakter, fokussieren sich aber besonders auf internationale Perspektiven.

7. Verrätst du uns etwas über dich, das nicht in deinem Lebenslauf steht?

Ich bin ein sehr familiärer Mensch und ziehe viel Energie aus der Zeit mit meinen Liebsten. Den besten Ausgleich finde ich in den Bergen, weil ich beim Wandern den Kopf frei bekomme und Energie für den Alltag tanke. Wenn ich Urlaub habe, verreise ich am liebsten mit dem Rucksack! So kann ich neue Kulturen abseits der klassischen Touristenpfade entdecken und mich von den Begegnungen mit Einheimischen inspirieren lassen. Ich war schon in vielen Ländern, aber Kambodscha hat mich am meisten  beeindruckt. Besonders an die Kultur, die Landschaft und vor allem die Herzlichkeit der Menschen, die ich auch ohne gemeinsame Sprache gespürt habe, erinnere ich mich sehr gerne.

8. Wenn du dich in drei Worten beschreiben müsstest – welche wären das?

Ich finde, diese drei Eigenschaften beschreiben mich besonders gut: zielorientiert, herzlich und zuverlässig. Ich arbeite konsequent an klaren Zielen, lege großen Wert auf einen respektvollen Umgang und halte meine Zusagen ein. Diese Mischung aus Fokus, Empathie und Verbindlichkeit prägt meine Arbeit mit Kunden und dem Bullhorn-Team ebenso wie mein privates Umfeld.

Vielen Dank, Stella, für deine Zeit und diese spannenden Einblicke!

Verlinke dich gern direkt hier mit Stella Becker.